Faire du changement son allié dans sa façon de travailler

Fun facts

En entreprise, 88 mails sont reçus et 34 sont envoyés en moyenne par jour par collaborateur.

Les cadres estiment passer plus de 5 heures par jour en moyenne à consulter leur messagerie. Encore des chiffres

6 heures et 5 minutes : c’est le temps gâché chaque semaine au travail. D’après Madame Figaro

Et ces chiffres ne sont pas (encore) en baisse !

Maintenant imaginez qu’on supprime 70% de ces mails et qu’on vous libère d’une journée dans votre semaine !

🪐🪐 Impossible ?? Je vous propose une solution en 3 étapes 🪐🪐

1- Analyser votre façon de travailler

Si vous estimez que votre organisation au travail est parfaitement optimisée, alors vous pouvez passer au prochain point. 

Mais si comme moi, vous vous demandez s’il ne serait pas temps de prendre un peu de recul sur sa façon de faire au quotidien, voici un petit exercice très simple : régulièrement, remettez votre façon de travailler en question, par exemple : faites-vous beaucoup de répétitions dans vos tâches ou ressentez-vous parfois d’être juste un passe-plat « je reçois une info, je le renvoie vers quelqu’un d’autre » ? Notez toutes ses tâches ou projets à faible valeur ajoutée (consommateur de temps, répétitif, …) mais que vous maîtrisez. Cette réflexion va aussi vous permettre de relever certains points comme une « souffrance » pouvant rendre votre travail ennuyeux ou stressant.

2- Nouvel outil, ok mais comment bien le choisir ?

Une fois que vous avez noté vos axes à améliorer, dans un premier temps, remettez-les dans leurs contextes et faites en ressortir vos besoins ! Optimiser la création et gestion de devis ? Trop d’aller/retours pour un ticket d’incident ? Super ! Vous avez donc la réponse, vous cherchez un outil qui soit expert dans ce domaine ! N’oubliez pas 1 outil pour 1 objectif. 

Et oui l’outil qui fait tout et qui est performant, n’existe pas ! Je développerai un article prochainement à ce sujet, promis 😇. Mais si on vous le propose, fuyez au plus vite de ce traquenard !

Voici quelques exercices avec des différents outils qui répondent à des besoins spécifiques: 

J’ai besoin d’avoir un suivi sur mes clients car mes mails et fichiers Excel explosent : La réponse est un CRM

Il va s’occuper de la gestion client, en permettant de suivre les relations et interactions avec les copropriétaires, les fournisseurs et vos locataires. Il est donc maître de la donnée Client.

Je veux automatiser la gestion des incidents car j’ai du mal à retrouver les interventions réalisées ou en cours, qui est intervenu:  Un système de ticketing 

Il va maîtriser toutes les étapes de vie d’un ticket, de la création à sa clôture en s’assurant de communiquer avec les bons interlocuteurs, relancer et de présenter les informations utiles.

Il est donc maître de la donnée Intervention.

Bon, je vous laisse faire les autres 😉

• Un référentiel patrimoine
• Un outil de reporting
• Un outil de comptabilité et administratif 
• Un dispositif de gestion des contrats
• Un outil de gestion d’assemblée générale
• …

Finaly, dernière étape …

Faites collaborer vos outils entre eux

Et oui, c’est la clé du succès pour une semaine sans temps gâché, comme dirait Madame Figaro ! Aujourd’hui, tous les outils web doivent et peuvent discuter vers l’extérieur grâce à ce qu’on appelle: une API. Et en toute honnêteté, si ce n’est pas le cas (sauf pour les secteurs de La Défense, bien sûr), encore une fois, fuyez 🙂

La connexion de vos outils entre eux va permettre deux choses :

• Vous évitez de faire des doubles saisies (le passe-plat)
• Éviter d’avoir des données similaires dans des outils différents. Rappelez-vous, dans le petit exercice que nous avons fait juste au-dessus, j’ai précisé « Il est maître de la donnée ___ » Cela veut dire qu’il ne peut avoir qu’un seul outil avec une donnée de référence. Par exemple : un client peut apparaître dans plusieurs outils mais il ne pourra être créé, supprimé ou modifié uniquement dans le CRM.